01 Tipos de respuesta automática que sí aportan en correos electrónicos
No todo en un buzón corporativo se puede contestar en automático. La IA para correos electrónicos distingue cuatro modos de actuación según el riesgo del mensaje y el criterio que necesita la respuesta.
Modo Cuándo Quién decide
Confirmación Acuse técnico Pedidos, citas, recibos Agente, sin revisión
Respuesta directa Pregunta frecuente Horarios, ubicación, plazos Agente con respuesta auditada
Borrador asistido Caso conocido pero específico Presupuesto, soporte estándar Persona revisa y envía
Solo aviso Sensible o ambiguo Quejas, legal, prioridad alta Persona escribe desde cero
02 Cómo clasifica el agente cada mensaje entrante
La inteligencia artificial para correos electrónicos no decide a ojo. Aplica varias capas de criterio antes de mover, responder o derivar un correo, para que el resultado sea consistente entre días, equipos y volúmenes.
- Tipo de remitente: cliente conocido, proveedor habitual, contacto interno o desconocido externo
- Tema del mensaje: pedido, soporte, factura, comercial, queja, informativo
- Urgencia detectada: por palabras clave, plazos mencionados o histórico del cliente
- Sensibilidad de los datos: si aparece información personal, financiera o legal
- Histórico del hilo: si es un primer contacto o una continuación con contexto previo
- Tono del mensaje: cordial, neutro, tenso o de emergencia, para ajustar la respuesta
03 Integración con Outlook, Gmail y Exchange
Una IA para correos electrónicos solo aporta si vive donde ya está tu equipo. Por eso no te pedimos migrar de proveedor: el agente se conecta mediante integraciones IA a las cuentas de empresa que ya usáis, con permisos otorgados por administración del propio proveedor.
- Permisos por buzón — el agente accede solo a las cuentas que tú autorizas, no a las personales
- Respeto de firmas y hilos — escribe con la firma corporativa correcta y mantiene la cadena del hilo
- Compatibilidad de carpetas — usa las etiquetas y carpetas que ya tienes, no inventa estructura paralela
- Modo observación inicial — los primeros días solo prepara borradores en una carpeta para validar antes de enviar
- Auditoría continua — cada lectura, borrador y envío queda registrado y consultable por administración
- Botón de pausa — cualquier responsable puede detener el agente sin pasar por nosotros
04 RGPD aplicado a la automatización de correo
Tratar correos con IA toca datos personales por definición. Por eso la inteligencia artificial para correos electrónicos que implantamos cumple desde el diseño con la normativa europea, no con un parche posterior.
SERVIDORES UE Datos sin salir de Europa
Toda la infraestructura del agente trabaja en servidores europeos. Tu correspondencia no viaja a otras jurisdicciones para ser procesada.
SIN ENTRENAMIENTO Tus correos no entrenan modelos
El agente lee los mensajes para reaccionar, no para entrenar a nadie. Tus correos no engordan modelos públicos ni nuestros sistemas internos.
RETENCIÓN AJUSTABLE La que ya tienes definida
El agente respeta la política de retención que ya aplicas en tu correo corporativo. Si borras un mensaje, deja de existir también para él.
CONTROL POR ROLES Cada perfil ve lo suyo
El acceso del agente respeta los permisos que ya tiene cada persona. Lo que no puede ver una persona, no lo ve el agente en su nombre.
05 Cuándo el agente escala a una persona del equipo
El valor de una IA para correos electrónicos honesta no está solo en lo que responde, sino en lo que se aparta de responder. Hay correos que un agente no debe contestar, por mucho que sepa hacerlo en lo técnico. Esa es una decisión de diseño que tomamos contigo en la primera fase.
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Clientes prioritarios definidos Cuentas clave, cuentas con riesgo de fuga o relaciones que llevan tiempo. Esos correos siempre los lee una persona, aunque el contenido parezca rutinario.
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Importes o asuntos legales Cualquier hilo que mencione cifras altas, contratos, reclamaciones formales o referencias jurídicas se eleva con resumen del histórico, no se contesta solo.
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Tono fuera de rango Correos con tensión emocional, queja explícita o emergencia identificada salen de la rutina automática. El agente avisa y prepara contexto, pero no escribe.
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Caso desconocido Si el mensaje no encaja en los patrones aprendidos, el agente lo etiqueta como nuevo y pide guía a una persona antes de actuar. No improvisa respuestas.
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Decisión auditada Cada vez que el agente decide escalar queda registrado por qué. Eso permite revisar después si las reglas siguen ajustadas o si conviene refinarlas.